ممیزی

یکی دیگر از عواملی که  باعث عدم اجرای مناسب و صحیح سیستم های کیفیت و همچنین رشد و بهبود سازمان های که دارای سیستم کیفیت هستند ،شود ، می تواند ، عدم اجرای دقیق فرآیند ممیزی باشد.

تعریف ممیزی : فرآیندی نظام یافته ، مستقل و مدون به منظور بدست آوردن شواهد ممیزی و ارزیابی آنها به صورت عینی جهت تعیین میزانی که معیار ها ممیزی بر آورده می شوند.

استانداردها بین المللی مدیریت کیفیت و مدیریت زیست محیطی در حال حاضر از جایگاه مهمی بر خوردار شده بترتیبی که بکارگیری آنها در سرتاسر جهان گسترش قابل توجهی داشته است . استاندارد های مزبور، ممیزی را به عنوان ابزاری مفید و موثر برای مدیران در نظر می گیرد تا با بهره گیری از آن بتواند در صورت ضرورت ، عملکرد های سازمان خود را مورد ارزیابی قرارداده و در صورت مشاهده نقصان ، کاهش یا عدم انطباق ، از طریق علت یابی و ریشه یابی آنها را برطرف کرده و بهبود مداوم را در سازمان میسر سازند.

از آنجا که برای انجام ممیزی از اصول و فنون متفاوتی استفاده می شود طبیعتا می تواند سوء برداشت هایی را موجب شود . لذا سازمان بین المللی استاندارد    ISO  بر آن شده است تا اصول و فنون مزبور را در قالب یک استاندارد بین المللی قرارداده تا بصورت یکسان در سرتاسر جهان چه در ممیزی های درون سازمانی و یا برون سازمانی مورد استفاده قرار گیرد. این استاندارد با عنوان ممیزی سیستم های مدیریت کیفیت و یا مدیریت زیست محیطی تحت شماره 19011 از سوی این سازمان بین الملل انتشار یافته الگوی فرآیندی که مبنای سری ایزو در آنها در نظر گرفته شده است.

این استاندارد بین المللی راهنمایی هایی را برای مدیریت کردن بر نامه های ممیزی ، انجام ممیزی های داخلی و خارجی در مورد سیستم های مدیریت کیفیت یا مدیریت زیست محیطی و همچنین شایستگی ( صلاحیت) و ارزشیابی ممیزان ، ارایه می نماید. این استاندارد بین المللی گستره وسیعی از استفاده کنندگان بالقوه ، از جمله ممیزان ، سازمان های در حال اجرای سیستم های کیفیت یا زیست محیطی یا سازمان های آموزش دهنده را شامل می شود.

ممیزی چه داخلی یا خارجی یا شخص ثالث ، باید بر اساس یک سری معیار های ممیزی که شامل خط مشی ها و یا روش های اجرایی باشد انجام پذیرد. ممیزی ها باید بر اساس یک سری شواهد و یافته ها که بسته به نیاز بصورت شرح کامل یا خلاصه بیان گردد. ممیزی های انجام گرفته باید ارزش افزوده بو جود آورد .

ممیزی باید براساس اصول مشخصی استوار باشد . این امر موجب می شود تا ممیزی به عنوان یک ابزار اثر بخش و قابل اعتماد جهت پشتیبانی از خط مشی ها و کنترل های مدیریتی در آید و اطلاعاتی را فراهم آورد تا بر مبنای آنها سازمان بتواند عملکرد خود را بهبود بخشد . پیر وی از این اصول یک پیش نیاز ضروری برای دستیابی به نتایج نهایی ممیزی است به گونه ای که منجر به کسب نتایجی گردد ، که کافی و مرتبط با یکدیگر باشند و همچنین ممیزان را قادر می سازد تا بتوانند به صورت مستقل از یکدیگر کار کنند و به نتایج مشابه ای برای وضعیت مشابه دست یابند .

اصول مشخص ممیزی

        اخلاقیات : اساس مهارت حرفه ای در انجام کار که شامل اعتماد ، استحکام شخصیتی ، رازداری و قدرت تشخیص می باشد.

    ارایه منصفانه :  تهعد به گزارش دهی صحیح و صادقانه  که باعث می شود  یافته های ممیزی و نتایج و گزاشات بصورت منصف برای هر فعالیت باشد .

     رعایت نکات حرفه ای : بکارگیری جدیت و قدرت قضاوت در ممیزی ، ممیزان باید در رابطه با اهمیت کاری که انجام می دهند و اعتمادی که کار فرمای ممیزی و سایر طرف های ذینفع به آنان می کنند ، احتیاط های لازم را بعمل آورند ، شایستگی در زمره عوامل اصلی است که ممیزان بایستی آنرا دارا باشند.

      استقلال : مبنای  بیطرفی در ممیزی و عینیت نتایج ممیزی ، ممیزان بایستی از فعالیت مورد ممیزی مستقل و همچنین از تعصب و یک سو نگری و تضاد منافع دور باشند. ممیزان بایستی آزادی و استقلال فکر را در سر تاسرفرآیند ممیزی حفظ کنند تا این اطمینان حاصل گردد که یافته ها و نتایج نهایی ممیزی فقط بر شواهد عینی متکی است.

     رویکرد بر مبنای شواهد: روش منطقی برای دست یابی به نتایج ممیزی ، شواهد ممیزی باید قابل تصدیق باشند این شواهد بر نمونه هایی از اطلاعات قابل دسترس و موجود متکی است ، زیرا ممیزی در یک مدت معین و با استفاده منابع محدود انجام میگیرد . استفاده نامناسب از نمونه گیری در ارتباط تنگاتنگ با سطح اعتمادی قرار دارد که می تواند در نتیجه گیری نهایی ممیزیی موثر باشد.

 

در هر نوع ممیزی، توجه به نکات بخصوص در نحوه تنظیم سوالات ممیزی یا به عبارت دیگر تهیه چک لیست ممیزی حائز اهمیت است. ممیزی، و بویژه ممیزی داخلی یک سازمان نبایستی به عنوان حربه ای برای یافتن بخش یا شخص مقصر یا فرصتی برای تعارضات شخصی و تلافی برخی دلگیرهای کاری در آید ، بلکه باید به عنوان فرصت مناسبی تلقی شود تا فعالیت های یک بخش مورد ممیزی قرار گیرد تا اگر کمبود یا عدم انطباقی وجود دارد یافته شود و از گسترش آ ن در سازمان جلو گیری بعمل آید و یا حتی فرصت هایی برای بهبود فعالیت ها بو جود آید ، ممیزیی اثر بخش است که هم ممیز یا ممیزان و هم ممیزی شونده یا ممیزی شوندگان آنرا یک کار مشترک تلقی نمایند ، تا در جهت دستیابی به اهداف ممیزی با یکدیگر صادقانه مشارکت و همکاری نمایند و بخوبی نیز بدانند ممیزی کاری است در جهت تشخیص و یا پیشگیری به منظور کسب رضایت مشتریان داخلی و بخصوص مشتریان بیرونی یعنی آن چیزی که سازمان در خط مشی خود در زمان دریافت سیستم کیفیت بیان داشته است.

نکات مهم در ممیزی که رعایت آنها باعث استمرار کیفیت و همچنین پیشرفت در سازمان می گردد.

       اهداف ممیزی بایستی توسط کارفرمای که می تواند درون سازمانی و یا برون سازمانی باشد تعیین گردد.

      معیار های ممیزی بایستی بین کارفرمای ممیزی و راهبر تیم ممیزی تعیین گردد و به اطلاع ممیزی شونده رسیده شود

      هر نوع تغییر در اهداف ، دامنه ، و معیارهای ممیزی بایستی بر حسب توافق همان طرف های دخیل در ممیزی صورت گیرد.

      هرگاه ممیزی مشترک صورت می گیرد ،  راهبر تیم ممیزی بایستی اطمینان یابد که اهداف و معیارهای ممیزی با ماهیت ممیزی هماهنگ و متناسب  باشد.